Forretningsbetingelser

Generelle forretningsbetingelser
Dette er generelle betingelser for alle vores opgaver og er kun gældende i det omfang andet ikke er skriftligt aftalt for den specifikke opgave. Er der særlige ønsker i forhold til følgende, bedes I hurtigst muligt drøfte det med os og senest forud for ordrebekræftelsen.
Vigtigt: følgende betingelser træder i kraft allerede ved tilbudsfasen – læg særligt mærke til punkt 4 i §12 om konkret tidsforbrug på eksempelvis planlægning af opgaver der stopper undervejs i tilbudsfasen

§1 Alle priser er ex. moms og følgeudgifter såsom transport/overnatning, færge/bropenge, parkering, dataforbrug ved livestreaming, overnatning, indkøb på kundens vegne til opgaven etc. Eventuelle udgifter tilløbet opgaven undervejs, efterfaktureres særskilt. Følgeudgifter opsamles og afregnes til sidst, da de ofte først opstår undervejs i opgaven og derfor ikke altid er kendte forud for opgaven.

§2 Timetallet og behovet for udstyr til opgavens løsning er anslået ud fra den indledende forventningsafstemning på planlægningsmødet

§3 I bytte for at overdrage visningsrettighederne til kunden, har ProSonas krav på at kunne indsætte en grafisk animation med ”Denne video er produceret af ProSonas” før starten, efter slutningen af videoen samt et delvist gennemsigtigt vandmærke med ProSonas logo diskret, nederst i hjørnet af videoen. Hvis videomaterialet efterfølgende genbruges i andre sammenhænge (såsom upload til kundens egen YouTubekanal, egen hjemmeside etc.) skal kunden linke til https://www.prosonas.com med teksten ”Videoproduktion af ProSonas” med alt-tag ”prosonas videoproduktion og livestreaming [jeres bynavn]” såsom hvis jeres opgave blev optaget i København således at vores logo står umiddelbart under videoen med aktivt link til ProSonas-websitet. Sker dette ikke, bortfalder kundens visningsret automatisk og en eventuel brug / distribution af materialet vil derfor være i strid med ophavsretsloven. På Facebook kan tag benyttes i stedet for link, så længe tag bliver aktivt link til vores facebookside såsom ”Videoproduktion @prosonas”.

§4 Opgaven faktureres med betaling til forfald 2 dage før opgaven start. Det er muligt for ProSonas at fakturere månedlige acontobetalinger efter eget valg i tilfælde af at tilgodehavender oparbejdes undervejs. Alle årsaftaler, klippekort mv. faktureres forud for det omfang, aftalen gælder. En årsaftale faktureres for et år ad gangen. ProSonas er berettiget til at udskyde eller afvise en opgave hvis den aftalte forudbetaling ikke modtages rettidigt og fyldestgørende. Ethvert tilsagn om overdragelse af rettigheder til brug og visning af materialet er betinget af rettidig betaling. I tilfælde af at en produktion strækker siger længere end 30 dage, er ProSonas berettiget til at opkræve tilgodehavender for opgaven til betaling med 8 dages betalingsfrist. En opgave der ”går i stå”, udskydes, forsinkes eller på anden måde trækker ud hos kunden pga. interne forhold om godkendelse og lign. må ikke komme ProSonas til ulempe i forhold til betalingen for det udførte arbejde og fakturering for opbevaring af data i den mellemliggende periode vil ske. Er der behov for gen- eller omfakturering (herunder mistede EAN-opkrævninger etc.), påføres et gebyr på 650 kr. pr. gen-/omfakturering.

§5 ProSonas må omtale casen for opgaven på www.prosonas.com/referencer med brug af kundens navn og grafiske logo samt fotos og video fra opgaven.

Alle krav om farver, skrifttyper, logoer etc. samt eventuelt grafisk materiale og valg af baggrundsmusik er ProSonas i hænde inden redigering påbegyndes. Ligeledes gælder, at alle krav til montering / placering af kameraer (eks. hvis der skal filmes fra køretøjer, som kræver særlig montering) skal kunden selv gøre opmærksom på dette, således at vi kan have det nødvendige udstyr med.

§6 Under opstilling, udførelse og nedtagning af udstyr til produktionen har ProSonas krav på at kunne blive identificeret. ProSonas kan derfor frit vælge at udstyre personale og udstyr med tydelig skiltning med ProSonas’ navn, såsom T-shirts med tryk, klistermærker på udstyr, roll-up-bannere, firmabil med logo, visitkort, flyers / skiltning (eks. ”Her filmer ProSonas”), logo på storskærm ved livestreaminger etc.

§7 I tilfælde af livestreaming, står det frit for ProSonas at vælge den til opgaven mest egnede platform (det kan være ProSonas’ egen streamingplatform eller gratis platforme som YouTube og Facebook etc.) med mindre andet specifikt er aftalt.

§8 Optagelser efter ”one-take” produktionsmodellen, såsom interviews, testimonials, foredrag og lign. er i budgettet tidsmæssigt beregnet ud fra at der efterfølgende ikke er anden redigering end at trimme start og sluttidspunkt til. Hvis en sådan type optagelse ender med at bestå af redigering af særskilte bidder fordi personen var nervøs, uforberedt eller af andre årsager ikke kunne tage optagelsen som én sammenhængende optagelse, sker der to ting:
o Vi uploader optagelserne til vores videoserver
o I gennemser det og skriver en liste over de bidder (eksempelvis ”fra 12 sekunder til 19 sekunder” + ”fra 1 min 52 sekunder til 4 min 19 sekunder” osv. så vi har en komplet liste at klippe sammen fra
o Vi fakturerer jer for det medgåede tidsforbrug på upload af råoptagelser samt den ekstra redigering
o Eksempel: et interview med 5 spørgsmål skal optages. Personen møder uforberedt op og tager interviewet nogle gange for hver af de 5 spørgsmål ”sidder i skabet”. Vi bruger derpå en time på at uploade råoptagelserne til jer samt 2 timer på at redigere de dele sammen, I efterfølgende anviser os. De samlet set 3 mandetimer fakturerer vi for ud over det oprindelige budget.

§9 Tidsforbruget i opgavens budget er beregnet ud fra at der ikke er ventetid, men at vi kan komme ud og stille op umiddelbart før optagelserne (typisk 1-3 timer afhængig af opgavens omfang) samt at vi har tid umiddelbart efter eventen til at pakke sammen igen (typisk 1 time). Hvis tilfældet opstår at vi har ventetid, faktureres denne til 50% af mandetimetakst for optagelser. Ligeledes har vi krav på at lokalet er umiddelbart egnet til at tage i brug samt at der er elevator i tilfælde af, at det ikke er i jordhøjde. Eksempel: en heldagskonference består af en 2 oplæg på hver en time om formiddagen, afsluttet med en paneldebat. Det eneste vi skal optage, er paneldebatten, så vi skal komme og stille op før de 2 første oplæg. Dvs. dér er tale om 2 timers ventetid. Dem fakturerer vi mandetimeprisen på optagelser for. Ventetid kan også opstå ved at kunden eller medvirkende kommer for sent.
o Særlig note: i tilfælde af at der skal laves tidsbegrænsede versioner (”highlights”, ”cut downs” etc.) er tidsforbruget estimeret ud fra at kunden udpeger start og sluttidspunkter i originalmaterialet, således at vores opgave er begrænset til at klippe de af kunden udpegede afsnit ud og sætte sammen til en ny video.

§10 ProSonas er fri til at vælge det udstyr og den tekniske arbejdsgang der af ProSonas vurderes som værende optimal for opgavens løsning – således kan både arbejdsmetode og anvendt udstyr ændres undervejs, så længe en konsistent indfrielse af opgavens kravsspecifikation opnås (også kaldet ”kunstnerisk frihed”). Kan vi undervejs i et forløb om en videoproduktion effektivisere vores arbejdsgang og mindske vores udgifter, står dette os frit for og eventuelle besparelser ved at kunne løse samme opgave på en mere kosteffektiv måde refunderes ikke til kunden da det, som oftest, bygger på at vi foretager en investering i bedre workflow. Har ProSonas behov for at 1) involvere underleverandører / freelancere til løsning af opgaven eller 2) at overdrage opgaven helt eller delvist til andre, er ProSonas berettiget hertil.

§11 Kunden laver en skriftlig udtalelse om samarbejdet til brug på ProSonas.dk og LinkedIn

§12 Aftalen er bindende for begge parter og ændringer til det aftalte kan kun ske skriftligt via email
o I forhold til afbestilling:

Fuld afbestilling kan kun ske ind til 3 måneder før aftalt produktionsdato mod betaling af 50% af ordrens størrelse ved afbestilling.

Er der mindre end 3 måneder til, kan afbestilling ske ved betaling af 75% af ordren.
o I forhold til ændringer af produktionsdage:

Ændringer modtaget tidligere end 3 måneder før produktionsdato kan ske mod betaling af et éngangsgebyr på 2.500 kr. til dæknings af administration, ombookning af personale, fornyet reservation af optageudstyr mv.

Ændringer modtaget senere end 3 måneder før kan ske mod betaling af 50% af den forholdsvise værdi af den givne produktionsdato, der ønskes flyttet, udgør af det samlede tilbud. Er der sat 5.000 kr. af til optagelser d. 24. maj og indgiver kunden d. 27. april ønske om at datoen ønskes rykket til 16. juni, kan dette ske mod betaling af et gebyr for 50% af det afsatte beløb (dvs. i alt 2.500 kr. i dette tilfælde).
o Eventuelle acontobetalinger refunderes ikke.
o Eventuelle klippekort og lign. forudbetalte aftaler om produktionstimer der fremtidigt brug, varer 1 år fra betalingsdato. Herpå bortfalder en eventuel rest af ubrugte timer eller kan forlænges et år yderligere til 50% af værdien.
o I tilfælde af at opgaven påbegyndes inden endelig ordrebekræftelse er modtaget og kunden aflyser opgaven, faktureres for den medgåede tid til 1.650 kr./t. ex. moms.
o ProSonas er berettiget til at ophæve en aftale uden mulighed for kompensation for kunden, dog således at eventuelt forudbetalte beløb kan refunderes for endnu ikke udført arbejde. Eksempelvis: hvis en forudbetalt opgave stoppes af ProSonas efter 90% arbejde, kan ProSonas refundere de sidste 10% som et beløb, svarende til det endnu ikke udførte arbejde.

§13 Kunstnerisk frihed: alle aspekter omkring det kreative arbejde foretages i samarbejde med kunden. Dvs. hvis ikke I giver os besked om eks. grafiske retningslinjer for skrifttyper, animationer, klippehastighed, farvevalg, baggrundsmusik, placering af jeres logo osv. og I så efterfølgende ønsker at ændre det, vi har lavet, fakturerer vi for medgået tid. Kort sagt: hvis ikke I fortæller os hvordan I vil have det lavet men lader os tage beslutningerne på jeres vegne, er det ikke noget vi kan tilbyde at rette gratis efterfølgende.

§14 Tidsforbruget på overdragelse af filerne (opgavens afslutning) er udregnet på baggrund af at kun de endelige versioner af optagelserne overdrages til jer. Hvis er der optaget 6 timers råmateriale til en 2 minutters reklamefilm, er de 2 minutters færdig film, vi har medtaget tid til overdragelse af. Ønsker I senere at få udleveret råmaterialet også, faktureres blot for medgået tid i den forbindelse. På grund af videooptagelsernes datamængde skal I forvente et tidsforbrug på ca. 1:1. Dvs. 2 timers råmateriale-optagelser tager ca. 2 timer at overføre til jer via vores videoserver.

§15 ProSonas tager backup af de færdige produktioner i højest 3 måneder fra overdragelsesdatoen. I tilfælde af at kunden har behov for opbevaring af råmateriale og originaloptagelser, faktureres 2,36 kr. pr. gigabyte data pr. måned forud for 3 måneder ad gangen. Hvis et projekt går i stå eller ikke følger den oprindelig tidsplan i et omfang, der konflikter med vores behov for diskplads til andre projekter, er ProSonas berettiget til at flytte materialet ud på en backupdisk og fakturere for medgået tidsforbrug.

§16 Når vi afgiver visnings- og brugsret til materiale, produceret af os, omfatter dette kun selve vores kunde. Visningsrettighederne kan ikke videreformidles til andre parter, herunder eksempelvis situationer hvor en 3. part køber, lejer, videresælger eller på anden måde opnår en indtægt på brug af videoerne. Alle tilsagn om overdragelse af rettighed er betinget af fyldestgørende, rettidig betaling af for opgaven udstedte fakturaer.

§17 ansvarsfraskrivelse: når en produktion foregår live (og i særdeleshed hvis noget er trådløst), kan der ske utilsigtede fejl og ”drop outs”– alt lige fra at publikum river et kabel ud over at internetforbindelsen svigter til at taleren glemmer at tænde sin mikrofon eller at andre signaler forstyrrer vores trådløse frekvenser osv. Alle disse fejl er en del af dét at lave noget live – det kan ikke undgås – selv verdens største produktioner som OL, VM, Le Man og Tour De France har disse tekniske produktionsudfordringer. Derfor kan ProSonas ikke gøres ansvarlige for eventuelle tab og der gives ikke afslag i prisen efterfølgende pga. fejl uanset om de er lavet af kunden, gæsterne, ProSonas eller helt 4. part – udefrakommende eller lokalt til stede.

§18 enhver overdragelse af rettigheder til materiale er betinget af rettidig betaling samt en generel overholdelse af de indgåede aftaler. Tilsagn om overdragelse af rettigheder til materialet bortfalder automatisk uden varsel i tilfælde af misligholdelse eller manglende indfrielse af det aftalte.

§19 ved livestreamingopgaver er det kundens ansvar at stille en minimum 10 mbit fast kablet forbindelse ”ud af huset” til rådighed til ProSonas produktionsfolk via minimum Cat 6E ethernet-kabel uden begrænser i forhold til firewall, passwords etc. Kablet fra jer skal af jer leveres hen til hvor vi bliver placeret på dagen, så det er jeres ansvar at undersøge behovet for længde af kabel og at netværksstikket i lokalet er ”åben” for udgående datatrafik. Kablet skal være klar senest 1 time før eventen skal starte for at vi kan nå at gennemføre de nødvendige hastigheds- og kvalitetstest af netforbindelse. Nogle virksomheder og institutioner har en IT-sikkerhed, der KAN spærre for udgående data (og dermed forhindre os i at streame) og derfor skal I sørge for at få åbnet for den nødvendige del af jeres firewall/sikkerhedsopsætning, så vi ikke på dagen står og ikke kan få ”hul igennem”. Tag blot kontakt til jeres IT-ansvarlige og bed dem om at bekræfte, at der den pågældende dag er åbnet for udgående trafik fra vores videomixer / livestreaming computer. Det er port 1935 på jeres netværk vi skal have forbindelse ud gennem og ved at gå ind på http://portquiz.net:1935 kan I tjekke på forhånd, om det er ok. Mange større virksomheder og i særdeleshed offentlige institutioner har en opsætning af deres netværk, hvor gæster (som netværket anser os for at være i dette tilfælde) får begrænset adgang til nettet og i nogle tilfælde er der spærret for udgående datatrafik til port 1935, så vi forhindres i at livestreame. Det er vigtigt at jeres netværk giver os adgang til at bruge RTPM protokollen og at vi har kablet (ikke trådløs) adgang uden at vi skal have software / logins installeret på vores computer, der kan give os særlig adgang til jeres netværk. Får vi brug for trådløs netadgang, bruger vi udelukkende vores egen mobile routerløsning men A) det er ikke en lige så stabil og høj billedkvalitet fordi hastigheden på 4G netværket kan variere og ikke garanteres og B) dette efterfaktureres som startgebyr på 2.450 kr. samt 850 kr. pr. påbegyndt time til leje og opsætning af det fysiske sende/modtageudstyr og dataforbrug pga. de store mængder data, livestreaming i god billede- og lydkvalitet medfører.

§20 i tilfælde af udendørsoptagelser / livestreaming er det kundens ansvar at sørge for at ProSonas personale og udstyr kan stå / bruges i tørvejr for regn og læ for blæst. Flyttes hele eller dele af en opgave pga. vejret, gælder de samme betingelser som i §12.

§21 i tilfælde af at vi skal optage og/eller livestreame præsentationer, skal vi kunne tappe signalet grafisk fra den computer, præsentationen kører på. Dette sker ved at kunden får udleveret en grafisk driver til Mac og Windows PC, som kunden skal installere på sin computer og ved at være på vores trådløse netværk, kan vi hente signalet ind, så præsentationen kan ses på optagelserne / livestreamen. I modsat fald kan vi være nødsaget til at optage det på anden vis, hvor ekstraomkostninger for kunden kan forekomme.

§22: af- og pålæsning: Vi har typisk 4-5 kasser med udstyr med ud på opgaven samt løsdele i form af kameraer, stativer, kabler osv. Den største del er vores liveproduktions-pult som vejer over 200 kg. og måler ca. 120cm. i længden og højden samt ca. 80cm. i bredden. Vores rampe går ca. 3m. ud fra vores OB-vogn. Det er kundens ansvar at sørge for at vi kan parkere på en sådan måde at af- og pålæsning kan ske med rampen, at vi kan komme ind gennem døre osv. samt at udstyret kan rulles hele vejen (vi kan ikke bære en 200kg. pult op ad en trappe). Som udgangspunkt skal vi kunne holde maksimalt 2 minutters gåafstand fra lokalet pga. tidsforbrug på at bære udstyret ind. Pulten ses på dette foto:

Prisstruktur
• Basis mandetimepris er 650 kr. ex. moms på hverdage i normal åbningstid fra 08.00 til 16.00
• Timetakster er:
o Forudbestilte timer (dvs. timer der aftales forud for produktionsdatoen) hverdage fra 08 til 16.00 er faktor 1 (basis mandetimepris x 1 = 650 kr.)
o Forudbestilte timer hverdage fra 16.00 til 08.00 er faktor 1.5 (basis mandetimepris x 1.5 = 975 kr.)
o Forudbestilte timer weekends, helligdage, ferier etc. er faktor 2 (basis mandetimepris x 2 = 1.300 kr.)
o Forlænges et projekt med ”løse” ekstratimer, er disse faktor 2 (basis mandetimepris x 2 = 1.300 kr.)
o Forlænges et projekt med 10-timers klippekort med ”løse” ekstratimer, er det til faktor 1.5 (basis mandetimepris x 1.5 = 975 kr.)
• De af kunden indlagte pauser (kaffepauser, spisepause etc.) samt forsinkelser eller ubrugte timer krediteres ikke.
Note 1: ”løse” ekstratimer er lidt dyrere end de timer, der forudbestilles og planlægges fra starten fordi vi har sværere ved at planlægge dem og de ofte foregår så spredt, at de er mindre effektive (dvs. der er mere spildtid forbundet med dem).
Note 2: Mandetimer er udelukkende personaletid. Det indeholder ikke udstyr, kørsel- og transportudgiver, overnatninger mv.