I forbindelse med den nylige ikræfttrædelse af GDPR-reglerne, har bestyrelsen i ProSonas bedt en advokat om at undersøge, hvorledes det påvirker os (som produktionsselskab) og vores kunder ved en livestreaming-opgave.

Databehandler og dataansvarlig

Kunden er data ansvarlig i denne sammenhæng og derfor har ansvaret for at indhente samtykke.

ProSonas streamingplatform (IBM Enterprise) er data behandler.

En typisk konference-situation

  • Ordstyrer byder velkommen
  • Taler holder foredrag
  • Paneldebat med publikumsspørgsmål
  • Overbliksbilleder / Networking / kaffepauser etc.

Opt in eller opt out?

Det er vores advokats vurdering, at optagelser af oplægsholder samt event publikumsspørgsmål (der filmes forfra) skal sidestilles med portrætbilleder, og derfor kræver samtykke fra personen, se https://www.datatilsynet.dk/emner/internet-og-apps/billeder-paa-internettet/ – dette samtykke kan gives ved en formel (“opt in”) kontrakt, hvor de medvirkende giver skriftligt samtyppe.

For en konference med 6.000 deltagere og måske 200 publikumsspørgsmål, vil det nok være så upraktisk “overkill” at administrere, at det er alt rigeligt eks. i invitation og/eller ved tydelig skiltning i lokalet at gøre opmærksom på, at der filmes/optages/livestreames samt at man kan henvende sig til kameramanden på dagen, hvis man ikke ønsker at blive set/filmet (“opt out”) enten i form af at de undlader at deltage eller ved at de bliver henvist til en plads blandt publikum, der ikke dækkes af vores kameravinkler.

Livestreamingen af selve eventen (publikum, generelle overbliksbilleder, slideshows og lign.) kan sidestilles med et situationsbillede og kræver derfor ikke samtykke fra deltagerne.

Umiddelbart er det ikke noget, der tænder en masse advarselslamper hos os, da vi i forvejen altid har respekteret et nej, hvis nogen ikke ønsker at blive filmet. For jeres vedkommende ved eventuelle fremtidige events, vil vi dog anbefale at I gør det til fast praktisk at lave en “opt in” aftale, hvor foredragsholderen giver skriftligt samtykke til at blive filmet.

Fortrydelse af tilsagn

Desværre er GDPR udformet således, at disse tilsagn om at medvirke i en optagelse, kan trækkes tilbage. Lad os antage at en foredragsholder på tidspunktet har repræsenteret en arbejdsplads og efter 3 år skifter til en konkurrerende virksomhed. Dér vil det være muligt for vedkommende at trække tilsagnet tilbage, med dét resultat, at I vil være nødsagede til at indstille brugen af videoen i sin helhed ELLER redigere vedkommende ud af optagelserne (eksempelvis i tilfælde af at vedkommende er 1 af 7 talere på en konference, så det er muligt at klippe vedkommendes medvirken ud og stadig beholde størstedelen af konferencen).

Udlevering af optagelserne

Iflg. GDPR, har man krav på at kunne få udleveret eksempelvis en video, man medvirker i – såsom fra butikkers overvågningskamera. Det er vores tolkning, at det vil være tilstrækkeligt at udlevere videoen i form at et link til den, hvis I skulle få en sådan anmodning, men at det vil være højest usandsynligt, at det sker, al den stund, at videoen netop ligger synlig tilgængelig online, fordi den er streamet.