På grund af corona-restriktionerne har vi oplevet en eksplosiv stigning i antallet af konferencer, som ønsker at blive live streamet efter “hybrid-modellen” og da det er en forholdsvis ny måde at gøre tingene på, vil jeg i følgende guide gennemgå en case for at vise, hvad en hybridkonference kan gøre for dig og hvordan vi reelt håndterer det.

Forskellen på fysisk og digital deltagelse?

Før Covid-19 spændte ben for konferencernes ønsker til deltagerantallet, var en live streaming typisk 1:mange. Dvs. konferencen foregik fysisk, som normalt og så formidlede vi den blot også ud til de, der ville se med udefra via en computer. Altså en passiv seer-type, som blot skulle kunne se og høre, hvad der foregik.

De seneste par år har mange prøvet at lave helt digitale møder eller virtuelle konferencer, hvor det stik modsatte gør sig gældende: her er der tale om en mange:mange relation, hvor alle (både oplægsholdere og seerne) deltager i et fælles videoopkald, såsom Zoom og Microsoft Teams.

Begge dele har væsentlige begrænsninger og tekniske udfordringer og derfor finder mange det mere attraktivt at tage det bedste fra de to scenarier – det kalder man så for hybridkonferencer.

Ordforklaring: En hybridkonference er en konference, hvor nogle oplægsholdere og nogle deltagere er fysisk til stede i konferencelokalet mens andre med via videoopkald. Alle kan se og høre hinanden og det gør det muligt at gennemføre konferencer selvom der kun må være eksempelvis 50 deltagere fysisk til stede i lokalet.

Hvad gør vi i konferencelokalet?

I selve konferencelokalet sætter vi det nødvendige video- og lydproduktionsudstyr op og laver reelt en “mini tv-produktion” med flere kameravinkler og det nødvendige antal mikrofoner, samt styrer Powerpoints, pausemusik, afspilning af videoklip osv.

Hvad gør vi online?

Selve onlinedelen håndterer vi også. Her sørger vi for at alle deltagere inviteres og på forhånd får det nødvendige link til at deltage. Undervejs på selve dagen kan deltagerne interagere på forskellige måder, alt lige fra blot at se med til at medvirke med spørgsmål, afstemninger, skærmdeling hvor de kan vise præsentationer, regneark, videoklip osv.

Endvidere kan vi lave det, man i videokonferencesprog kalder for “break out sessions” som reelt svarer til når man til en fysisk konference splitter deltagerne op i grupper og sender dem ud i workshops i forskellige lokaler. Vi har ansvar for al teknikken, så det er ikke noget du selv skal tænke på undervejs.

Taleret, spørgsmål og stemmeret

Taleret

Hvis der er tale om en event, hvor alle deltagere eksempelvis har TALEret mens kun del af deltagerne har STEMMEret, så håndterer vi det netop med “break out sessions”. Du kan tænke det sådan at den del, hvor alle har taleret, håndteres i plenum hvor alle (både fysisk tilstedeværende og onlinedeltagerne) kan se og høre hinanden. Online foregår det ved at den talende kommer frem på skærmen og i konferencelokalet kommer vedkommende op på storskærmen.

Talerækkefølge

I tilfælde af mange deltagere, giver det rigtig god mening at talerækkefølgen håndteres formelt, således at man tilkendegiver (via digital håndsoprækning) at man ønsker taletid, som så tildeles efter tur af ordstyreren. Efter behov kan denne rækkefølge gøres visuelt synlig på skærmen, så alle kan se, hvem der vil tale og hvornår det er deres tur.

Spørgsmål

Har man brug for at deltagerne kan stille spørgsmål, har vores videoplatform mulighed for at håndtere det på to måder. Enten via en fri/åben chat hvor alle kan skrive og alle kan se det, der bliver skrevet – eller via en såkaldt “Q&A”-session, hvor deltagerne kan stille spørgsmål som dirigeres videre til en ordstyrer, som SÅ plukker de mest relevante ud til de, der kan besvare dem eks. på scenen.

Stemmeret

Afstemningerne foregår ved at de stemmeberettigede guides ind i et særskilt “videorum”, hvor kun de stemmeberettigede er – og her foregår afstemningen så, ligesom man ville gøre på traditionel vis i et fysisk lokale. Alle kan naturligvis kun stemme én gang.- Der skal være mulighed for at stemme. Dels den simple form med ”for eller imod”, men mødet afsluttes med at forsamlingen opdeles i 10 grupper, hvor der så skal være en personafstemning. Der skal vælges 1 kandidat fra hver gruppe.

Optagelse og brug efterfølgende

Ud over at live streame og facilitere hele onlinedelen, så optager vi også, således at du kan få udleveret en kopi efterfølgende. Denne har du fri brugs- og visningsret til, så du kan gøre med den hvad du vil.